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Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Fahrtenbuchs

Wenn nachträgliche Änderungen in einem elektronischen Fahrtenbuch nicht in der Datendatei selbst dokumentiert werden, liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor.

Mittlerweile sind elektronische Fahrtenbücher eher die Regel als die Ausnahme, denn meist stellen diese eine Arbeitserleichterung bei der lästigen Dokumentation für das Finanzamt dar. Das Finanzgericht Düsseldorf weist aber wieder einmal darauf hin, dass auch elektronische Fahrtenbücher eine geschlossene Form haben müssen, um steuerlich anerkannt zu werden.

Eine äußere geschlossene Form weist ein mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugtes Fahrtenbuch laut dem Urteil nur dann auf, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert oder offen gelegt werden und bereits bei gewöhnlicher Einsichtnahme in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind. Alle erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

Die im Streitfall geführten elektronischen Fahrtenbücher erfüllen diese Voraussetzungen nicht, denn es wurde ein Programm verwendet, das nachträgliche Änderungen zulässt, ohne diese Änderungen im Fahrtenbuch selbst offenzulegen. Eingetragene Fahrten konnten bis zur Festschreibung des jeweiligen Monats beliebig geändert oder gelöscht werden. Vorgenommene Veränderungen sind dabei nicht unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ersichtlich gewesen, sondern wurden lediglich in Protokolldateien festgehalten. Folglich kann die Ordnungsgemäßheit des Fahrtenbuchs nur unter Heranziehung der Änderungsprotokolle überprüft werden. Zwar sind diese Protokolldateien ihrerseits nicht änderbar oder löschbar. Solche externen Dateien sind jedoch nach der Überzeugung des Gerichts schon dem Grunde nach nicht geeignet, die geschlossene Form des Fahrtenbuchs herzustellen.

Solche externen Dateien sind jedoch nach der Überzeugung des Gerichts schon dem Grunde nach nicht geeignet, die geschlossene Form des Fahrtenbuchs herzustellen. Der Kläger konnte sich auch nicht darauf berufen, dass bei der vorherigen Außenprüfung das Fahrtenbuch nicht beanstandet wurde, obwohl es mit derselben Software erstellt worden war. Eine bloße Nichtbeanstandung bei der Außenprüfung führt noch nicht dazu, dass der Steuerzahler sich bei einer späteren Prüfung auf Vertrauensschutz berufen kann.